<< Tilbake til forrige side

Ny bokføringsregler 1.1.2014

28. juni i år vedtok Finansdepartementet flere endringer i bokføringsforskriften med virkning fra 1. januar 2014. Departementet lover besparelser for næringslivet på opp mot 300 mill. kr., samtidig som det offentliges og andre interessenters kontrollbehov ivaretas.

Bokføringsføringsloven med tilhørende forskrift er beregnet til å være det regelverket som belaster norsk næringsliv med de største administrative kostnader. Det er anslått at overholdelse av reglene koster næringslivet 30 milliarder kroner pr år. I tillegg kommer kostnadene for kommuner og stat som også følger bokføringsloven. Rambøll management har på oppdrag for Finansdepartementet beregnet at de siste lovendringene  sammen med de nå foreslåtte  forskriftsendringene kan innebære en reduksjon i næringslivets administrative  og bokføringskostnader  på opp mot 300 millioner kroner pr. år.

Her kan du lese en kort beskrivelse av de viktigste endringene som gis virkning fra 1. januar2014.

Krav til føring av personallister i enkelte bransjer
Det stilles krav om føring av personalliste for serveringssteder, frisører og skjønnhetspleiere samt bilverksteder og bilpleiebransjen. Formålet med reglene om personalliste er å motvirke svart arbeid. Skattekontoret kan ilegge overtredelsesgebyr dersom listen ikke er ført i samsvar med regelverket. Gebyret skal utgjøre ti rettsgebyr (2013: kr. 8.600) Et tilleggsgebyr på to rettsgebyr skal ilegges for hver person som ikke er registrert i samsvar med bestemmelsene om føring av personalliste.

Personallisten skal inneholde opplysninger om de personene som arbeider i virksomheten, herunder også ulønnet og innleid personale. Personallisten skal blant annet angi den enkeltes navn og fødselsnummer eller D-nummer, og skal for hver arbeidsdag angi tidspunktet for arbeidsdagens begynnelse og slutt. Forskriften stiller krav om at opplysningene innføres i listen i umiddelbar tilknytning til at arbeidet påbegynnes eller avsluttes. Det er derfor ikke anledning til å vente med å registrere opplysningene til et senere tidspunkt. Listen må altså være på plass første arbeidsdag i 2014. 

Det må benyttes betryggende system for føring av personalliste, slik at opplysningene i listen ikke enkelt kan endres. Dersom listen føres elektronisk, kan det ikke benyttes tekstbehandlings- og regnearkprogrammer hvor det er mulig å endre eller slette direkte i de registrerte opplysningene. Manuelt førte lister må føres med penn, og kravet er at de skal foreligge i en innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte. Arbeidsgiver skal sørge for at det kan fremvises pass eller annen gyldig legitimasjon med bilde, eller kopi av slikt legitimasjonspapir, for alle tilstedeværende som arbeider i virksomheten. Som legitimasjonspapir regnes også førerkort og bankkort med bilde.

Dokumentasjon av kassaopplæring
Det er i bestemmelsen rundt kassaapparat foretatt noen presiseringer knyttet til korreksjoner på kassa. All registrering somhar skjedd i forbindelse med opplæring skal dokumenteres. Det skal videre foreligge dokumentasjon av korreksjonsposter med angivelse av beløp og årsak. Dersom korreksjonen gjelder tidligere registrert salg, skal det foreligge ytterligere dokumentasjon som underbygger korreksjonen. Tilbakebetaling til kunde skal dokumenteres med kundens signatur.

Datering av salgsdokumentasjon
Et salgsdokument skal blant annet vise nummer og dokumentasjonsdato. Dokumentasjonsdato er definert til å være dato for utstedelse av dokumentet. Dette har medført at man ved periodeslutt har fått en mengde transaksjoner som regnskapsmessig og skattemessig hører hjemme i en periode, mens den avgiftsmessig er blitt bokført i påfølgende periode.

Endringen i bokføringsforskriften innebærer at salgsdokument som utstedes innen de femten første virkedager i måneden, kan angi siste dato i foregående måned som dokumentasjonsdato, forutsatt at varen eller tjenesten er levert på dette tidspunktet.

Dette vil være med på å sikre regnskapsmessig og avgiftsmessig sammenfall i bokføringen, og redusere mengden av periodiseringer ved månedsslutt.

Ved utleie av fast eiendom hvor det utstedes salgsdokumenter på papir for flere perioder på samme tidspunkt, kan dokumentasjonsdato settes lik forfallsdato.

Dokumentasjon av løpende ytelser
Salg av ikke avgiftspliktige tjenester som leveres løpende til fast beløp per periode, i henhold til skriftlig inngått avtale, kan dokumenteres med betalingsdokumentasjon og avtale. Betalingsdokumentasjon skal i slike tilfeller angi en referanse til avtalen. Avtalen må da inneholde alle opplysninger som kreves av et salgsdokument.

Skjerpede regler rundt sikkerhetskopi av elektronisk regnskapsmateriale
Sikkerhetskopiering skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier og innen fristene for ajourhold ifølge loven. Sikkerhetskopien skal oppbevares adskilt fra originalen. Forskriften inneholder også en bestemmelse om at testing av sikkerhetskopien skal skje minimum en gang i året.

Det skal foreligge en fortegnelse over regnskapsmateriale som er sikkerhetskopiert, hvor ofte sikkerhetskopiering gjennomføres og hvor originalen og sikkerhetskopien oppbevares. Denne fortegnelsen anses som primærdokumentasjon og skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt.

Endrede oppbevaringsregler
Finansdepartementet har foretatt en nærmere vurdering av kravet om minst 10 års oppbevaringstid for regnskapsdokumentasjon. Næringslivet opplever dagens oppbevaringsregler som en betydelig administrativ byrde, og det er klart at en reduksjon av oppbevaringstiden vil ha en betydelig kostnadseffekt.

I løpet av høsten legger Departementet frem et lovforslag om at det generelle kravet om 10 års oppbevaringstid for primærdokumentasjon bør reduseres til 5 år.

Det vil være nødvendig med konsekvensjusteringer i en del tilstøtende regelverk som bygger på at minstekravet til oppbevaringstid er 10 år, og områdene der det erfaringsmessig er størst behov for eldre dokumentasjon vil bli gjennomgått for å vurdere om det er behov for avbøtende tiltak.

I tillegg til endringene nevnt ovenfor er det foretatt en del andre mindre justeringer og presiseringer i bokføringsregelverket. Man bør også man være klar de endringer som er gjennomført med virkning for 2013, herunder krav til lukking av regnskapsperioder og elektronisk tilgjengelighet av regnskapsmaterialet.

Henta frå:Deloitte